Simplifiez la collaboration sur Alex
Sur Alex, la gestion des accès et de la collaboration repose sur une structure claire et hiérarchisée : organisation → espaces de travail → sociétés.
Ils permettent de collaborer plus facilement, mais aussi de centraliser la gestion de votre cabinet. Cette fonctionnalité répond aux besoins exprimés par les groupes de sociétés, ainsi que par les cabinets d’experts-comptables, d’avocats et de commissaires aux comptes.
1. Espace de travail (workspace)
Un espace de travail permet de regrouper plusieurs sociétés au sein d’un même périmètre. Il sert de base pour organiser et structurer la gestion de vos sociétés sur Alex.
Pour chaque espace de travail, vous pouvez ajouter des membres. Un membre ajouté à un espace de travail aura automatiquement accès à l’ensemble des sociétés gérées par cet espace. Cela simplifie considérablement le processus d’intégration des collaborateurs et fluidifie la collaboration entre les membres.
Les espaces de travail peuvent être organisés librement selon les besoins de votre structure, par exemple :
- en regroupant les collaborateurs au sein d’un même espace,
- en créant des équipes par zone géographique,
- par type d’activité,
- ou par projet spécifique.
Chaque espace de travail est totalement isolé des autres. Cette isolation garantit un cloisonnement clair des accès et des données entre les différents périmètres.
2. Organisation
L’organisation est le niveau supérieur au-dessus des espaces de travail. Elle correspond généralement à votre cabinet ou à votre structure principale.
Elle permet d’organiser et de gérer l’ensemble de votre cabinet depuis un point central, notamment pour :
- regrouper vos espaces de travail (groupes de sociétés),
- gérer la facturation de manière centralisée via un abonnement commun,
- organiser vos équipes,
- personnaliser votre expérience sur Alex (logo du cabinet, police personnalisée, modèles de documents, etc.).
Tout comme pour les espaces de travail, vous pouvez ajouter des membres directement à l’organisation. Ces membres se voient attribuer des rôles spécifiques (lecteur, administrateur, gestion de la facturation, etc.).
Selon leur rôle, ils auront accès aux espaces de travail sous-jacents ainsi qu’aux sociétés associées, ce qui permet de gérer efficacement les droits à grande échelle, sans configuration manuelle société par société.
4. Gestion des rôles et des sociétés
La gestion des rôles est un élément central du fonctionnement des espaces sur Alex.
Au sein de chaque espace de travail et de l’organisation, vous pouvez définir précisément les droits d’accès des membres, offrant une grande granularité et une forte flexibilité dans l’organisation de votre travail.
Par exemple :
- certains membres peuvent disposer d’un accès direct ou restreint à une ou plusieurs sociétés spécifiques,
- d’autres peuvent avoir des droits limités à un ou plusieurs espaces de travail,
- des membres dits “globaux” peuvent intervenir directement au niveau de l’organisation, avec une vision transverse sur l’ensemble des espaces et des sociétés.
Cette approche permet d’adapter les accès aux responsabilités réelles de chacun, tout en limitant les risques d’erreur ou d’accès non autorisé.
La gestion des espaces sur Alex a été pensée pour s’adapter aux organisations complexes, tout en restant simple à prendre en main.
En structurant votre environnement autour d’une organisation, d’espaces de travail et de sociétés, vous bénéficiez d’un cadre clair, évolutif et sécurisé. Cette architecture facilite la collaboration entre les équipes, simplifie l’administration des accès et accompagne la croissance de votre cabinet ou de votre groupe de sociétés, sans complexité inutile.
