Simplifiez la collaboration sur Alex
Sur Alex, la gestion des accès et de la collaboration repose sur une structure claire et hiérarchisée : organisation → groupe de sociétés → sociétés.
Ils permettent de collaborer plus facilement, mais aussi de centraliser la gestion de votre cabinet. Cette fonctionnalité répond aux besoins exprimés par les groupes de sociétés, ainsi que par les cabinets d’experts-comptables, d’avocats et de commissaires aux comptes.
1. Groupe
Un groupe permet de regrouper plusieurs sociétés au sein d’un même périmètre. Il sert de base pour organiser et structurer la gestion de vos sociétés sur Alex.
Pour chaque groupe, vous pouvez inviter des utilisateurs. Un utilisateur qui a accès à un groupe a automatiquement accès à l’ensemble des sociétés de ce groupe. Cela simplifie considérablement l’intégration des collaborateurs et fluidifie la collaboration.
Les groupes peuvent être organisés librement selon les besoins de votre structure, par exemple :
par client ou par groupe de sociétés,
par zone géographique,
par type d’activité,
ou par projet spécifique.
Chaque groupe est totalement isolé des autres. Cette isolation garantit un cloisonnement clair des accès et des données entre les différents périmètres.
2. Organisation
L’organisation est le niveau supérieur, au-dessus des groupes. Elle correspond généralement à votre cabinet ou à votre structure principale.
Elle permet d’organiser et de gérer l’ensemble de votre cabinet depuis un point central, notamment pour :
rassembler tous vos groupes,
gérer la facturation de manière centralisée via un abonnement commun,
gérer les accès de vos collaborateurs,
personnaliser votre expérience sur Alex (logo du cabinet, police personnalisée, modèles de documents, etc.).
Tout comme pour les groupes, vous pouvez inviter des utilisateurs directement dans l’organisation. Chacun reçoit un rôle : Propriétaire, Administrateur, Éditeur ou Lecteur. Le rôle Facturation donne accès à la facturation de l’organisation.
Selon leur rôle, ils ont accès aux groupes de l’organisation ainsi qu’à leurs sociétés, ce qui permet de gérer efficacement les droits à grande échelle, sans configuration manuelle société par société.
3. Gestion des rôles et des sociétés
La gestion des rôles est un élément central des accès sur Alex.
Pour l’organisation, chaque groupe et chaque société, vous pouvez définir précisément les droits d’accès des utilisateurs, offrant une grande granularité et une forte flexibilité dans l’organisation de votre travail.
Par exemple :
certains utilisateurs peuvent disposer d’un accès direct ou restreint à une ou plusieurs sociétés spécifiques,
d’autres peuvent avoir des droits limités à un ou plusieurs groupes,
les utilisateurs de l’organisation peuvent intervenir directement à son niveau, avec une vision transverse sur l’ensemble des groupes et des sociétés.
Cette approche permet d’adapter les accès aux responsabilités réelles de chacun, tout en limitant les risques d’erreur ou d’accès non autorisé.
La gestion des accès sur Alex a été pensée pour s’adapter aux organisations complexes, tout en restant simple à prendre en main.
En structurant votre environnement autour d’une organisation, de groupes et de sociétés, vous bénéficiez d’un cadre clair, évolutif et sécurisé. Cette architecture facilite la collaboration entre les équipes, simplifie l’administration des accès et accompagne la croissance de votre cabinet ou de votre groupe de sociétés, sans complexité inutile.