Stockage de documents
Le coffre-fort numérique d’Alex permet de stocker et gérer vos documents juridiques en toute sécurité. Fini les GED, Google Drive ou autres outils externes : tout est centralisé dans la page Documents de chaque société. Elle fonctionne sur un nouvel explorateur, qui réunit la recherche avec chemin, les liens directs, l’aperçu, l’import et le renommage sur place et les actions groupées, imports de l’INPI compris.
1. Stockage sécurisé
Vos documents sont stockés dans un coffre-fort numérique conforme aux standards européens, avec une protection par chiffrement et une authentification renforcée, garantissant leur confidentialité.
Ajoutez vos fichiers par glisser-déposer ou d’un clic : Alex détecte leur type, leurs signataires et l’événement associé.
Pour reprendre toute une arborescence :
- Ouvrez la page Documents de la société.
- Utilisez le bouton Nouveau, qui crée un dossier ou importe des documents.
- Pour un dossier entier, passez par le bouton d’import ou le glisser-déposer, y compris directement à la racine : l’arborescence de vos sous-dossiers est conservée.
Vos imports continuent en arrière-plan pendant que vous naviguez. Téléchargez tous les documents ou un dossier en ZIP, avec son arborescence.
Depuis le visualiseur, retirez des pages d’un document d’un clic ou avec la touche Suppr. Annulez avec le bouton dédié ou Cmd+Z, puis enregistrez vos modifications.
2. Récupération automatique des documents
Alex récupère automatiquement les documents depuis les sources d’open data, facilitant la mise à jour régulière et l’accessibilité à des informations publiques.
3. Extraction d’information grâce à l’IA
L’IA d’Alex analyse les documents et extrait les informations clés, ce qui facilite la gestion et la recherche des données importantes.
4. Classement intelligent des documents
Le classement automatisé organise efficacement tous vos documents, vous permettant d’accéder rapidement à tout ce dont vous avez besoin, sans effort manuel.
La page Documents réunit l’historique des événements et les documents, classés en dossiers par événement, et reste rapide avec des milliers de documents. Les fichiers se renomment automatiquement d’après leur contenu, par exemple ceux venus du greffe.
Vous gardez la main sur ce classement :
- Épinglez un document pour toute la société et retrouvez-le dans le menu Épinglés.
- Téléchargez l’index de l’ensemble des documents d’une société : il les classe selon l’arborescence des dossiers, avec leur nom et leur date, en PDF ou en Word.
- Annulez puis rétablissez un renommage, un déplacement, un import, une suppression ou une épingle, avec la progression affichée pendant l’opération.
- Une barre de sélection commune sert à modifier les métadonnées en masse, lier à une transaction ou copier un lien.
5. Fonction de recherche avancée
Le moteur de recherche d’Alex vous aide à retrouver rapidement n’importe quel document grâce à des critères de recherche précis ou des mots-clés spécifiques.
La recherche affiche le chemin de chaque résultat, des liens directs ramènent à un document et un aperçu s’ouvre sur place.
Depuis l’éditeur de brouillon et le formulaire d’une opération, consultez directement les documents de la société, sans quitter l’opération en cours.
6. Historique via Open Data
Alex vous permet de récupérer l’historique complet des documents issus de l’open data, vous offrant une vue d’ensemble sur les données et modifications passées.
7. Sécurité et conformité
Le coffre-fort numérique d’Alex respecte les normes strictes de sécurité européennes (RGPD, etc.), garantissant que vos documents sont protégés et conformes à toutes les réglementations en vigueur.
8. Accès pour les utilisateurs externes
Vous pouvez facilement donner des accès à des parties externes de manière sécurisée, comme des collaborateurs, investisseurs ou auditeurs, tout en contrôlant les niveaux d’accès.
Avec Alex, vos documents sont non seulement sécurisés, mais aussi organisés intelligemment pour une gestion fluide et conforme aux standards européens.
Le stockage numérique de documents en France doit respecter plusieurs obligations légales, principalement dans le cadre de la protection des données personnelles et de la sécurité des informations.
Conformité au RGPD : Le coffre-fort numérique doit respecter le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD). Cela inclut la gestion des données personnelles, leur sécurisation, et la capacité pour les utilisateurs d’accéder, corriger ou supprimer leurs informations.
Sécurité des documents : Les documents doivent être protégés contre les accès non autorisés. Cela implique des mesures telles que le chiffrement des données, l’authentification renforcée et la traçabilité des accès.
Archivage légal : Certaines données, notamment celles à valeur probante (comptables, fiscales, juridiques), doivent être conservées dans un cadre sécurisé pour une durée déterminée par la loi. La conservation électronique de ces documents doit permettre de garantir leur intégrité et leur immuabilité.
Accès contrôlé : L’accès aux documents doit être contrôlé, surtout si des tiers sont autorisés à consulter ou manipuler ces documents. La réglementation impose que les entreprises puissent attribuer différents niveaux d’accès en fonction des besoins et des autorisations des utilisateurs.
Certification de coffre-fort électronique : En France, les entreprises doivent parfois recourir à des solutions certifiées, comme les tiers de confiance pour garantir la conformité légale du stockage de documents numériques, particulièrement pour les documents comptables ou fiscaux.
Ces exigences garantissent la protection et la conservation sécurisée des documents numériques. Le coffre-fort numérique d’Alex est conçu pour répondre à toutes ces obligations, assurant ainsi que vos documents sont stockés en toute conformité avec la réglementation française.